Het PMO is de afdeling die de standaarden en processen met betrekking tot project management definieert, waarborgt en handhaaft binnen projectorganisaties. Daarnaast waakt het PMO constant of het project/verandering blijft bijdragen aan de business doelstellingen.

De lancering van een Project Management Office (PMO) is gelijk aan ieder ander organisatorisch transitie traject en de benadering moet daar dan ook gelijk aan zijn. Volgens Gartner (2008) is investeren in een PMO gelijk aan het investeren in een nieuwe afdeling. Het creëren van basis planning- en rapportage processen en het aanbrengen van een structuur en ondersteuning voor evaluatie, rechtvaardiging, definitie, planning, controle en de uitvoering van projecten.

De verscheidenheid aan PMO's is bijna oneindig. Er is geen een specifiek model is voor een succesvol PMO, omdat het DNA van iedere organisatie anders is. Wel belangrijk is dat we ons best doen dat een PMO'er niet wordt gezien als iemand die vergaderingen inplant en actie- en besluitenlijstjes bijhoudt.

Soorten PMO´s

Het Center of Excellence wordt ingericht (op directie niveau) wordt ingericht om eenheid in standaarden, werkwijzen etc te implementeren om een aggregatie van gegevens te waarborgen.

Enterprice PMO: een PMO dat op strategisch niveau de directie adviseert m.b.t. hun portfolio.

Porfolio PMO: een PMO, dat het portfolio voor de gehele organisatie bewaakt en prioriteiten stelt die doorlopen naar de portfolio’s per organisatie eenheid.

Tactisch PMO: het tactisch PMO faciliteert de programma- en/of projectmanager met activiteiten en processen om het project optimaal te laten functioneren en is voor steeds meer organisaties voorwaarde op projecten binnen tijd en budget te realiseren. Daarnaast bewaakt het tactische PMO de portfolio doelstellingen, waarborgt de standaard werkwijzen en methodieken en  fungeert rapportage orgaan voor de directie.

Operationeel PMO. Het operationele PMO ondersteunt de programma- en/of projectmanager op een secretariële en administratieve basis. De professionals die het operationele PMO bemensen noemen we een project secretaresses of project assistants.